Gracias a las tecnologías de la información, es posible presentar ya no solo a un grupo de expertos sino a muchos expertos. Cabe señalar que estos proyectos fueron desarrollados en base a las necesidades detectadas en su entorno. Sin más preámbulos se deja al calce los proyectos que participan. Se recomienda que se pulse sobre el nombre del proyecto para generar la votación. Si se desea hacer algún tipo de felicitación, recomendaciones es posible dejarlo llenando el formulario de comentarios de la página del proyecto.

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Su objetivo, es crear una app que permita mediante la gestión de un dispositivo móvil la realización de las diferentes actividades académicas que puede hacerse en el proceso de enseñanza – aprendizaje.

Comentarios, felicitaciones o mejoras en algún aspecto puede dejarse en la sección de comentarios de esta página.

La entrada Presentación del proyecto Multi-HomeWorks se publicó primero en Frexus.

El objetivo es: Desarrollar una aplicación móvil que permita la compra y venta de productos de las pequeñas empresas (PYMES y pepeytoño’s) del municipio de Centla, Tabasco

Si se tiene algún comentario para mejoras o área de oportunidad detectada lo puede dejar en la sección de comentarios

La entrada Presentación del proyecto: Virtual Grocery App se publicó primero en Frexus.

Su objetivo es: Crear una aplicación de escritorio durante los próximos 4 meses que permita la correcta gestión de los recursos humanos de una microempresa.

La entrada Presentación del Proyecto de software Roz-RRHH se publicó primero en Frexus.

Planificar un proyecto, requiere de una estimación, orden y programación de lo que se quiere hacer, estableciendo prioridades, sobre que actividad se debe de ejecutar primero, para alcanzar el objetivo del proyecto. En un cronograma se debe de colocar las actividades a realizar en un orden importancia, para que se realice primero, y estas van a determinar lo que sucederá en los próximas horas, días, meses e incluso años.

La razón del fracaso de los proyectos, muchas veces, es simple: la improvisación. Se comienza el proyecto presionado por la urgencia, sin la suficiente reflexión previa, en base a suposiciones y a una cierta soberbia basada, en que la “experiencia”  dará la fuerza y la capacidad necesaria para ir enfrentando a los problemas según vayan ocurriendo. ¡Qué equivocados!

Los modelos de calidad ya advertían que no es posible una acción correcta si no existe una planificación previa. El Project Management Institute (PMI) adoptó el modelo de calidad PDCA en la forma de los grupos de proceso de inicio, planificación, ejecución, monitorización y control, y cierre.

Básicamente, la planificación de un proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo. “La planificación está compuesta por aquellos procesos que establecen el alcance total del esfuerzo, definen y refinan los objetivos y desarrollan la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos”, en palabras del PMI.

La planificación del proyecto no solo define la manera en que el proyecto se ejecuta, sino también cómo se monitorea, se controla y se cierra. El plan varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto, y debería  ser lo suficientemente robusto como para responder al entorno siempre cambiante del mismo. La planificación del proyecto es un proceso iterativo, ya que según se avanza en su desarrollo se puede tener información más precisa.

La planificación de proyectos requiere de pasos metódicos y sistemáticos en busca de un objetivo, clarificando el por quién y el cuándo se hace qué. Es una actividad que puede realizarse de diferentes maneras y con distintas herramientas, pero siempre con el mismo objetivo: lograr el mejor proyecto posible. En realidad, planificar un proyecto es tan sencillo como responder a las siguientes preguntas: ¿qué hacer?, ¿cómo hacerlo?, ¿quién lo hará? y ¿cuándo lo hará? Lo complicado llega con el tipo de proyecto, ya que no es lo mismo una planear tu próximo fin de semana en la playa, que un abrir una tienda en línea.

La importancia de la planeación

La importancia de la planeación radica cuando surge algo que no se espera, improvisar puede ser una opción. Sin embargo, no es una buena idea hacerlo cuando se esta al frente de un proyecto. Si bien es cierto que hay procesos que pueden parecer sencillos, la mayoría de ellos encierran una gran complejidad. Por eso, planificarlos se convierte en una actividad esencial.

Por tanto, hay que tener claro ¿qué se quiere? y ¿cómo se quiere conseguir?, de manera que si equivoca se pueda tomar medidas correctivas. Tener un buen plan es esencial cuando se quiere desarrollar una idea, una nueva forma de producción, un avance tecnológico o cualquier otro proyecto.

Entonces ¿cómo construyo la planeación de mi proyecto?

Lo primero que hay se tiene que hacer es:

1. Identificar una necesidad o una problemática. Regularmente es un “algo” que a muchas personas les hace falta para solventar esa necesidad. En algunas ocasiones va de la mano con el punto dos.
2. Después, es saber exactamente ¿qué se quiere hacer? Hay que definir el alcance del proyecto. Para hacerlo, debemos conocer todos los pormenores de lo que pretendemos conseguir. Se empieza a redactar los objetivos.
3. Por otro lado, como complemento al paso anterior, hay que analizar la viabilidad: De nada sirve una buena idea si esta no es viable. Esto quiere decir que el proyecto tiene que poder llevarse a cabo en condiciones adecuadas.
4. Además, es importante saber ¿cuál será el presupuesto? y con ¿qué recursos (incluidos los humanos) se contará? Es aquí donde se permite encontrar inversores, socios, colaboradores e, incluso, empleados.
5. Por otro lado, hay que elaborar los diferentes procesos de trabajo: Este paso se refiere a plantear cómo se pondrá en marcha el proyecto. Hay que definir ¿cuáles serán las tareas o actividades? y ¿cómo se llevarán a cabo? Cuantos más detalles se incluya, mejor.
6. Evaluación de los resultados: Ahora hay que describir cómo se van a revisar y evaluar los resultados del proyecto. Hay que conocer indicadores, parámetros o variables a medir. Este paso es importante para plantear las posibles correcciones y planes de contingencia.

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Partiendo de la definición de gestión de proyecto, y como G. Reiss dice:

La Gerencia de proyecto es como hacer malabares con tres pelotas: tiempo, costo y calidad.

G. Reiss

Y es totalmente cierto. Porque no se debe de olvidar las características de un proyecto:

• Temporal: debe de tener principio y fin definidos.
• Único: No repetitivo.
• Progresivo: Sigue una serie de etapas en la elaboración.
• Recursos limitados estos pueden ser: personas, tiempo, dinero.
• Los resultados deben de tener metas específicas de calidad y desempeño.
• Deben de seguir una planeación.
• Incluye un equipo de personas.
• Tiene objetivos general y específico.

Se puede gestionar cualquier tipo de proyecto, tales como:

• Demanda de mercado.
• Necesidad del negocio (de tipo interno).
• Avance tecnológico.
• Requerimiento legal.
• Sociales.
• Contables

A continuación se muestra un listado de elementos críticos en la gerencia de proyectos, estos elementos pueden ayudar que el proyecto llegue a buenos terminos.

• Rigurosidad: En la ejecución del plan
• Disciplina: En la ejecución y sobre todo el en seguimiento
• Meticulosidad: En el control de calidad de las tareas realizadas
• Capacidad de generar información: Para asegurarte que tomas decisiones adecuadas
• Comunicación oportuna: Para que todo el equipo esté siempre en la misma página, todo el tiempo
• Flexibilidad: Para diseñar e implementar cambios cada vez que sea necesario, a fin de preservar el logro del objetivo con el tiempo, recursos y calidad requeridos..

Existen puntos claves en la gestión de un proyecto tales como :

El diagrama de Gantt: Herramienta que se ha empleado desde hace casi 70 años y es, probable, la más conocida de todas las de la gestión de proyectos, debido a su relativa simplicidad. Consta de un diagrama de dos ejes, en los cuales se detallan las tareas y actividades de cada proyecto, asociándolas a un cronograma que detalla su inicio, duración y cierre. Ahí mismo se deberán incluir las distintas fases del proyecto, organizándolo en el tiempo de modo secuencial, para obtener así una suerte de “guión” o de procedimiento al cual apegarse durante la ejecución del proyecto.

Pert/CPM: Son dos enfoques complementarios, a menudo aplicados de manera conjunta. CPM se conoce como el Camino a la Ruta Crítica, y se trata del diseño de una trayectoria óptima que, de seguirse al pie de la letra, permitiría la ejecución sin tropiezos de las actividades que componen un proyecto. Para hallarla se debe simplificar el proyecto lo más posible y hacer un recuento de prioridades y dependencias, así como la distribución de cargas de trabajo. Sin embargo, este método no contempla la incertidumbre, por lo que suele combinarse con Pert, una herramienta que aplica una función probabilística para calcular el tiempo total de la ejecución del proyecto, en base a las actividades que lo componen. Con sus resultados se compone una red de nodos que permite analizar la ruta crítica y prever su desviación estándar. Usualmente se utilizan programas de computo.

Método de la cadena crítica: Es muy conveniente para proyectos complejos que requieren de una perspectiva simplificadora. Consiste en hallar, entre todas las actividades que componen el proyecto, cuáles son las “críticas”, o sea, las que determinan su duración máxima, para luego reducir el tiempo estimado para cada una mediante la incorporación de “amortiguadores de tiempo” en lugares clave. Dichos amortiguadores diversifican las labores, permitiendo ganar tiempo y efectividad sobre la tarea determinada.

Los beneficios con los que se puede contar al llevar una correcta gerencia de proyecto son los siguientes:

• Disposición eficaz de los recursos y del tiempo. Evitando el derroche, la escasez y otros tropiezos que disminuirían la rentabilidad del proyecto.
• Mayor control sobre el destino de la organización. Ya que se pueden visualizar y organizar (priorizar, jerarquizar, por ejemplo) los proyectos a emprender.
• Mayor garantía de éxito. Dado que los proyectos no planificados están a merced de lo que pueda salir mal, sin consciencia de lo que implican o simplemente se dan de modo desorganizado.
• Mayores márgenes de aprendizaje. Puesto que la gestión de proyectos arroja, finalmente, informes valiosos respecto al proceder de la organización y sus virtudes y desventajas en la ejecución de proyectos.

Etapas para la gestión de un proyecto:

• Identificar y conocer las partes interesadas: Para crear un plan de proyecto infalible, es importante recordar que las partes interesadas no solo son quienes te contratan para que gestiones el proyecto, sino que puede ser cualquiera que se vea afectado por los resultados de tu proyecto, lo que incluye también a tus clientes y usuarios finales. Asegúrate de que identificas a todas las partes interesadas y recuerdas sus intereses cuando vayas a crear tu plan de proyecto. Reúnete con los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas para hablar sobre sus necesidades y expectativas y establecer las bases de referencia para el alcance del proyecto, el presupuesto y el cronograma.
• Viabilidad. En esta etapa inicial se define el proyecto, se establece objetivos y se determina si es factible realizarlo. Para ello, se pondera elementos como: si existen los recursos, si hace sentido dentro del ciclo de vida de la organización, si va a beneficiar el desarrollo y ejecución de la empresa, si beneficia a los clientes, si generará algún beneficio económico, si beneficiará nuestra imagen, si hace sentido dentro del desarrollo del mercado en que estamos participando.
• Planificación. En esta etapa, se prepara el plan, se define las tareas que deben realizarse para completar el objetivo. Pero para asegurar que las tareas se realicen, no solamente se debe definir, el plan también debe prever, para cada una, quien será el responsable de ejecutarla, en qué tiempo, con qué recursos contará y cual es el entregable que confirmará que cada tarea ha sido completada a satisfacción.
• Ejecución. Durante la ejecución, los diversos actores van realizando las tareas asignadas de acuerdo con el plan, implementando todos los procesos previstos.
• Seguimiento y control. Para que el proyecto llegue a feliz término, es indispensable implementar un sistema de seguimiento y control. Regularmente, el líder o gerente del proyecto debe revisar el estatus de los pasos que se han previsto y confirmar que han sido realizados de acuerdo con el plan, en el tiempo previsto, con los recursos requeridos y con el resultado esperado. Si es necesario, es el momento de realizar ajustes. Tal vez se hicieron en menos tiempo o se gastaron menos recursos y entonces es posible destinar ese excedente a tareas futuras. Tal vez se tardó más de lo previsto o se gastó más de lo presupuestado para esa tarea y, si no se quiere que eso afecte el resultado final, se debe prever ajustes en tareas futuras para que absorban de alguna manera dicho desajuste. Este momento es uno de los elementos más críticos para el éxito del proyecto. Implica disciplina y revisión regular, pero evita sorpresas en el camino.
• Cierre. Como todo gestión, un proyecto tiene un inicio y un fin. Es muy importante que cuando el mismo culmine se haga un cierre formal del proyecto. Esto implica notificar el logro del objetivo y dar a conocer el resultado, bien sea producto, servicio o mejora. Igualmente, es momento de evaluar el resultado y el proceso. Es el momento de hacer preguntas como: ¿Lo hicimos a tiempo? ¿Utilizamos los recursos previstos? ¿Obtuvimos la calidad esperada? La idea de la evaluación es poder aprender de este proyecto para aplicar esta experiencia en futuras planificaciones de futuros proyectos para replicar aciertos y corregir errores. Por último esta etapa no puede quedar sin una celebración del logro. En grande o pequeño, es importante marcar la finalización con un reconocimiento, aunque sea algo simbólico y pequeño. Incluso solamente una oración de gratitud al universo. La celebración de los logros tiene un gran poder de estímulo.

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