Planificación de proyecto

Esta etapa, es donde se analiza si vale la pena ejecutarlo o no. En otras palabras, es la ordenación de actividades para lograr un objetivo en un tiempo determinado; exponiendo lo que se se requiere y como debe llevarse a cabo. “La planificación está compuesta por aquellos procesos que establecen el alcance total del esfuerzo, definen y refinan los objetivos desarrollando la línea de acción requerida para alcanzarlos”, según los del P.M.I.

Pero no solo define la manera en que se ejecutara, sino también cómo se monitoreará, controlará y se cerrará. El plan varía en función del área de aplicación y de la complejidad, y debería  ser lo suficientemente robusto como para responder al entorno siempre cambiante del mismo. Es un proceso iterativo, ya que según avanzamos en su desarrollo se puede tener información más precisa.

Una vez definido el concepto, a continuación se ejemplifica las etapas con las que cuenta.

Anita, es una ejecutiva certificada en PMI. Con gran experiencia en dirección de proyectos y con buen olfato para hallar siempre uno. Se encuentra laborando para una compañía que se dedica a la venta y compra de producto de cualquier índole (desde electrodomésticos, hasta aparatos para hacer ejercicios, como colchones entre otros).

La ventaja de esta compañía es que tiene buenos vendedores, pero Ana se ha dado cuenta que hay un gran número de merma y devolución de productos y aún así la la agencia obtiene grandes ganancias. Dada la oportunidad de disminuir la merma y la devolución de productos, para así garantizar la satisfacción de esos clientes. Ana hace uso de su experiencia y arma una planificación, que permita suplir esas debilidades de la empresa.

Por lo que Ana, empieza por su análisis de viabilidad y definición de objetivos, lo cuál le permite llegar a la conclusión de que con un software de control de ventas podría reducir la merma y las devoluciones. Su equipo de trabajo, estará conformado por un analista, un diseñador de sistemas experto UI y con experiencia en UX, un programador de sistemas, y un documentador -por el momento considera- Ana.

No se debe de olvidar que en la etapa de análisis de viabilidad y definición de objetivos, se debe de entender cuál es la razón de ser, qué necesidades de negocio se tiene (para el caso de nuestra PM , disminuir las devoluciones y las mermas) tiene que cubrir, cuál es su vinculación con la estrategia de la empresa y cuál es su grado de viabilidad. Para ello, se necesita hacer una planificación de alto nivel a través de una estimación de los recursos necesarios en orden de magnitud y su disponibilidad. También, los costes involucrados, la capacidad operativa y tecnológica, los riesgos críticos y la implicación de las partes clave interesadas. Todo con la finalidad de determinar si el producto resultante, puede ser entregado para la fecha de terminación y dentro del presupuesto que la organización estableció en su momento.

Ana es de reciente adquisición en la empresa, y la compañía lleva años en el mercado sin ningún software, por lo que no hay presupuesto por parte de la organización, Ana sabe que si se logra disminuir esos gastos (merma y devoluciones) habrá recursos. Por lo que nuestra PM estima terminar en dos años.

Para la etapa de definición de alcance, nuestra PM determino que debe de ser un software hecho a la medida de las necesidades de la organización, esto permitirá que el programa se ajustes a las experiencia de los vendedores. En esta etapa es donde se definen los diferentes puestos (analista, diseñador, programador y documentador) y asignación de actividades (las experiencia o conocimiento de cada uno de los puestos o roles asignados analista de sistemas, diseñador de sistemas de GUI y UX, entre otros).

En la etapa de costos y recursos, nuestra PM ha considerado pagar tres salarios mínimos la hora al analista, al programador y al diseñador le pagara en UDIS la hora, y dos salarios mínimos la hora al documentador. Y ha empezado a considerar que sus requerimientos en técnicos de su equipo lo pueden aprender sobre la marcha. En cuanto a infraestructura, estima que sea en la nube y que el cloud corra por cuenta de la empresa.

Como es algo sencillo y fácil, Ana no estima ningún plan de riesgos, ni métricas para asegurar la calidad del software. Por lo que la etapa de Elaboración del plan integral de trabajo solo va acompañado de un diagrama de gant un WBS, algo ligero de costos, recurso humano e infraestructura.

Para cerrar esta entrada, cabe aclarar que hay unos cuantos errores dejados, la intención es que puedas detectarlos y dejarlos en los comentarios.