La planificación y el proyecto

En esta entrada del blog se aborda el tema de la planificación del proyecto, una de las etapas primordial en la creación de cualquier tipo de proyecto. A continuación, las características que tiene esta fase en la gestión de proyecto.

Planificar un proyecto, requiere de una estimación, orden y programación de lo que se quiere hacer, estableciendo prioridades, sobre que actividad se debe de ejecutar primero, para alcanzar el objetivo del proyecto. En un cronograma se debe de colocar las actividades a realizar en un orden importancia, para que se realice primero, y estas van a determinar lo que sucederá en los próximas horas, días, meses e incluso años.

La razón del fracaso de los proyectos, muchas veces, es simple: la improvisación. Se comienza el proyecto presionado por la urgencia, sin la suficiente reflexión previa, en base a suposiciones y a una cierta soberbia basada, en que la “experiencia”  dará la fuerza y la capacidad necesaria para ir enfrentando a los problemas según vayan ocurriendo. ¡Qué equivocados!

Los modelos de calidad ya advertían que no es posible una acción correcta si no existe una planificación previa. El Project Management Institute (PMI) adoptó el modelo de calidad PDCA en la forma de los grupos de proceso de inicio, planificación, ejecución, monitorización y control, y cierre.

Básicamente, la planificación de un proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo. “La planificación está compuesta por aquellos procesos que establecen el alcance total del esfuerzo, definen y refinan los objetivos y desarrollan la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos”, en palabras del PMI.

La planificación del proyecto no solo define la manera en que el proyecto se ejecuta, sino también cómo se monitorea, se controla y se cierra. El plan varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto, y debería  ser lo suficientemente robusto como para responder al entorno siempre cambiante del mismo. La planificación del proyecto es un proceso iterativo, ya que según se avanza en su desarrollo se puede tener información más precisa.

La planificación de proyectos requiere de pasos metódicos y sistemáticos en busca de un objetivo, clarificando el por quién y el cuándo se hace qué. Es una actividad que puede realizarse de diferentes maneras y con distintas herramientas, pero siempre con el mismo objetivo: lograr el mejor proyecto posible. En realidad, planificar un proyecto es tan sencillo como responder a las siguientes preguntas: ¿qué hacer?, ¿cómo hacerlo?, ¿quién lo hará? y ¿cuándo lo hará? Lo complicado llega con el tipo de proyecto, ya que no es lo mismo una planear tu próximo fin de semana en la playa, que un abrir una tienda en línea.

La importancia de la planeación

La importancia de la planeación radica cuando surge algo que no se espera, improvisar puede ser una opción. Sin embargo, no es una buena idea hacerlo cuando se esta al frente de un proyecto. Si bien es cierto que hay procesos que pueden parecer sencillos, la mayoría de ellos encierran una gran complejidad. Por eso, planificarlos se convierte en una actividad esencial.

Por tanto, hay que tener claro ¿qué se quiere? y ¿cómo se quiere conseguir?, de manera que si equivoca se pueda tomar medidas correctivas. Tener un buen plan es esencial cuando se quiere desarrollar una idea, una nueva forma de producción, un avance tecnológico o cualquier otro proyecto.

Entonces ¿cómo construyo la planeación de mi proyecto?

Lo primero que hay se tiene que hacer es:

1. Identificar una necesidad o una problemática. Regularmente es un “algo” que a muchas personas les hace falta para solventar esa necesidad. En algunas ocasiones va de la mano con el punto dos.
2. Después, es saber exactamente ¿qué se quiere hacer? Hay que definir el alcance del proyecto. Para hacerlo, debemos conocer todos los pormenores de lo que pretendemos conseguir. Se empieza a redactar los objetivos.
3. Por otro lado, como complemento al paso anterior, hay que analizar la viabilidad: De nada sirve una buena idea si esta no es viable. Esto quiere decir que el proyecto tiene que poder llevarse a cabo en condiciones adecuadas.
4. Además, es importante saber ¿cuál será el presupuesto? y con ¿qué recursos (incluidos los humanos) se contará? Es aquí donde se permite encontrar inversores, socios, colaboradores e, incluso, empleados.
5. Por otro lado, hay que elaborar los diferentes procesos de trabajo: Este paso se refiere a plantear cómo se pondrá en marcha el proyecto. Hay que definir ¿cuáles serán las tareas o actividades? y ¿cómo se llevarán a cabo? Cuantos más detalles se incluya, mejor.
6. Evaluación de los resultados: Ahora hay que describir cómo se van a revisar y evaluar los resultados del proyecto. Hay que conocer indicadores, parámetros o variables a medir. Este paso es importante para plantear las posibles correcciones y planes de contingencia.